Informasi: Regulasi
BUKU PANDUAN APLIKASI E-PROCUREMENT KEMENTERIAN LUAR NEGERI BAGI PENYEDIA BARANG/JASA
Berikut terlampir Buku Panduan Aplikasi e-Procurement Kementerian Luar Negeri bagi para Penyedia Barang/Jasa.
Attachment:
PROSEDUR PERUBAHAN AKSES LOGIN
Diberitahukan kepada seluruh penyedia barang/jasa, berikut dokumen yang diperlukan dalam hal perubahan username atau password:
- Surat pernyataan bermaterai, ditandatangani Direktur;
- KTP Direktur Asli dan Fotokopi;
- NPWP dan Surat Ijin Usaha Asli (SIUP/UJK,/Ijin Usaha lain sesuai dengan bidang usahanya);
- Fotokopi NPWP dan SIUP/IUJK/Ijin Usaha lainnya.
PETUNJUK TEKNIS PENDAFTARAN BAGI PENYEDIA BARANG/JASA KEMENTERIAN LUAR NEGERI
1. Melakukan Pendaftaran melalui portal e-Procurement di www.e-proc.deplu.go.id dengan menggunakan menu Registrasi Penyedia. Hal-hal yang harus diperhatikan:
- Dihimbau menggunakan email resmi perusahaan atau provider email yang bersifat umum;
- Alamat email diprioritaskan menggunakan nama perusahaan dan bukan nama pribadi serta hanya dapat diakses oleh pihak manajemen yang sah dan berkepentingan;
- Melakukan pengisian data-data perusahaan secara lengkap dan benar serta akurat.
2. Proses registrasi yang benar akan direspon dengan email konfirmasi dari Portal e-Procurement yang berisi:
- User Name, dihafalkan dan dicatat;
- Password, dapat diganti setelah login pertama, lalu harus dihafalkan dan dicatat ditempat yang aman;
- Link aktivasi, lakukan aktivasi dengan meng-klik link ini, bila sudah benar coba login pengguna dengan User Name dan Password yang ada.
3. Setelah login, masukkan data lengkap perusahaan pada menu: Data Umum, Administrasi, Klasifikasi, Pemilik, Direksi, Ahli, Pengalaman, dan Peralatan.
4. Melakukan pendaftaran Infrastruktur Kunci Publik / IKP , dengan membawa dokumen-dokumen sebagai berikut:
- Surat pernyataan (download dari portal e-proc.deplu.go.id, ditandatangani di atas materai Rp 6000,- oleh Direktur dan dicap dengan stempel perusahaan);
- KTP Direktur dan KTP orang yang dikuasakan ( yang namanya tercantum dalam akte pendirian). (Asli dan 1 lembar fotokopi);
- Akta pendirian beserta perubahan-perubahannya (Asli dan 1 lembar fotokopi);
- Nomor NPWP. (Asli dan 1 lembar fotokopi);
- Surat Ijin Usaha (Asli dan 1 lembar fotokopi) ( contoh: SIUP untuk Perusahaan Dagang, IUJK untuk Perusahaan Jasa Konstruksi, jenis ijin lain sesuai dengan jasa yang disediakan);
- Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dari instansi pemerintah setempat;
- Print out pengisian formulir permohonan sertifikat IKP yang didownload dari portal e-proc.deplu.go.id;
- Khusus untuk PT, perlu diserahkan juga dokumen pengesahan Kementerian terkait (tergantung dari jasanya) sebagai contoh : pengesahan dari Kementerian Hukum dan HAM untuk jasa penyedia barang;
- Membawa data storage (flashdisk atau hardisk portable).
5. Pengambilan IKP dapat dilakukan oleh Direktur utama, Direktur atau orang yang dikuasakan yang namanya tercantum dalam akta pendirian.
6. Apabila terjadi kelalaian oleh penyedia yang menyebabkan file IKP hilang atau lupa passwordnya, maka sekretariat e-Procurement dapat membuatkan kembali IKP sesuai prosedur sebagai berikut:
- Penyedia membuat surat pernyataan mengenai pengajuan kembali IKP dengan ditandatangani oleh Direktur Utama / Direktur, yang menyatakan bahwa segala tanggung jawab yang melekat pada IKP tersebut berada di pihak penyedia;
- Jangka waktu pembuatan IKP yang kedua adalah 2 (dua) minggu;
- Jika terjadi pengajuan kembali IKP untuk yang ketiga dan seterusnya, jangka waktu pembuatan IKP adalah 1 (satu) bulan.
7. IKP Hilang atau Diperpanjang:
- Membawa File atau data IKP sebelumnya;
- Surat pernyataan bermaterai, ditandatangani Direktur;
- Direktur wajib datang atau dikuasakan kepada orang yang tercantum di dalam akta pendirian (disertai perubahan terakhir apabila ada);
- KTP Direktur dan KTP orang yang dikuasakan asli dan fotokopi;
- NPWP, SIUP/IUJK asli;
- Fotokopi NPWP dan SIUP / IUJK.
